VdS introduceert online ISO/IEC 17020 rapportagetool voor inspecties

Voor Marcel Ruesink, directeur van VdS Nederland, staat maar een doel voor ogen: verbintenis tussen effectiviteit en kwaliteit. ‘Wij zochten een systeem dat a: onze kwaliteit kon borgen en b: onze werkwijze efficiënter kon maken.’ Dat werd mogelijk met de online ISO/IEC 17020 rapportagetool.

‘Kijk, de grootste opgave voor een geaccrediteerde inspectie-instelling is de accreditatie zelf. Die moet feilloos verlopen. Je moet laten zien dat je het volgens de regels doet. En dat maakt dit systeem heel inzichtelijk. Alles ligt vast en daar kan ook niet van worden afgeweken of verkeerd worden geïnterpreteerd’, aldus Marcel. ‘Als je daarmee bovendien de verwerkingstijd kan verkorten en de rapportage sneller bij de klant hebt, dan ben je efficiënt bezig. Gezien het grote aantal inspecties met verschillende scopes die wij uitvoeren, is dat een enorme winst.’

Dat is ook precies wat Marco Oonk, Operationeel Manager bij VdS Nederland, voor ogen heeft: ‘De effectiviteit van de inspecties wordt vergroot, dankzij de uniforme werkwijze. Bij een opdracht wordt in de ISO/IEC 17020 rapportagetool direct een werkorder gemaakt, waarin alle klantgegevens, de historie, de scope van de inspectie, de inspectiepunten, de benodigde apparatuur en andere bijzonderheden beschikbaar zijn. Vanuit die opdracht gaan wij ook te werk. Voorheen moesten de inspecteurs het hele rapport doorlopen om de juiste punten eruit te halen. Dat wordt nu veel transparanter en spaart tijd. Je hoeft niet meer alle data opnieuw in te voeren.’

Een ander belangrijk voordeel is de actualiteit van de regels en voorschriften. André Wisselink, consultant voor ISO/IEC 17020, begeleidde de implementatie van de online softwareapplicatie voor inspecties, die werd aangepast aan de uitgebreide scope aan inspecties van VdS.

‘Inspecties zijn gebonden aan de ISO/IEC 17020, dat proces kan je eenvoudig standaardiseren’, aldus André. ‘Alleen de inhoud is verschillend. Voor VdS zijn dat de CCV-inspectieschema’s, gericht op brandveiligheid. Wij hebben het systeem zo ontworpen dat de inhoud zelf kan worden bepaald en aangepast. Bij wijzigingen in het CCV-inspectieschema, die regelmatig voorkomen, komen deze real-time beschikbaar voor de inspecteur.’
‘Het grootste voordeel is dat het hele proces in een soort mal is gegoten, waarin procesmatige fouten zijn uitgesloten. Deze software is zeg maar, langs de ISO/IEC 17020 norm gebouwd, precies wat de accreditatie vereist. Je kunt dus geen stappen overslaan.’

Wat gaan de klanten ervan merken?

‘Snelheid en een uniforme, heldere wijze van rapporteren’, is de reactie van Marco. ‘In geval van een afwijking bij een bepaald inspectiepunt noteert het programma het afkeurpunt direct zichtbaar boven in het rapport. Je ziet direct óf en hoeveel afwijkingen er zijn geconstateerd. Daarmee hoeft de klant niet meer het hele rapport te doorlopen, om eventuele afkeurpunten te ontdekken.’

Voor Marcel Ruesink geldt de implementatie van de ISO/IEC 17020 rapportagetool als een volgende professionaliseringstap in de dienstverlening naar klanten. ‘De digitalisering gaat steeds verder en daar kan je niet alleen als organisatie, maar ook als opdrachtgever van profiteren. We laten zien dat we als inspectie-instelling voortdurend willen verbeteren.’